Has entregado el trabajo, has cumplido, y la factura lleva semanas sin pagarse. El cliente no coge el teléfono, los correos quedan sin respuesta y el dinero no llega. Es una situación que conoce bien cualquier empresario o autónomo en Sevilla, y que afecta directamente a la tesorería, al pago de proveedores y, a veces, a los salarios de final de mes.
Lo primero que debes saber es que reclamar una factura impagada no empieza en el juzgado. Empieza mucho antes, y hacerlo bien desde el principio marca la diferencia entre cobrar rápido o alargar el problema meses.
En este artículo de Aselegal te explicamos el proceso completo: desde el primer aviso hasta el procedimiento judicial, pasando por el burofax y los plazos de prescripción que no debes dejar pasar.
Primer paso: identifica qué tipo de impago tienes
No todos los impagos son iguales. La forma de actuar cambia según el caso:
- Cliente que quiere pagar pero no puede: tiene problemas de liquidez y necesita tiempo o un acuerdo de fraccionamiento.
- Cliente que retrasa por despiste o desorganización: un recordatorio amable suele ser suficiente.
- Cliente que no tiene intención de pagar: silencio deliberado, excusas repetidas o desaparición directa.
Identificar bien el escenario te ahorra tiempo. En muchos casos, una gestión profesional y rápida en los primeros días permite cobrar sin llegar a juicio. Y en los casos más complicados, haber documentado cada paso te pone en una posición mucho mejor si hay que escalar.
Segundo paso: la gestión amistosa
Antes de cualquier reclamación formal, lo correcto y lo más efectivo es intentar la vía amistosa. Además de ser la práctica habitual, la normativa procesal española exige acreditar que ha habido un intento previo de resolución extrajudicial antes de acceder a los tribunales.
Una secuencia razonable en las primeras semanas:
- Día +3 del vencimiento: correo electrónico cordial adjuntando de nuevo la factura, preguntando si hay algún problema técnico o error.
- Día +10: llamada directa al responsable de pagos o a la persona de contacto.
- Día +20: segundo aviso escrito con un plazo concreto (48-72 horas) para regularizar la deuda, indicando que de no hacerlo se procederá formalmente.
Esta fase no solo sirve para intentar cobrar. Demuestra buena fe y profesionalidad, y todo lo que documentes ahora sumará a tu favor si el caso termina en los tribunales.
Tercer paso: el burofax, la herramienta clave
Si los intentos amistosos no funcionan, el siguiente paso es el burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Es la herramienta más importante de la fase extrajudicial por dos razones:
Interrumpe el plazo de prescripción: mientras no reclames formalmente, el reloj de la prescripción sigue corriendo. Un correo ordinario o una llamada no son suficientes a efectos legales. El burofax sí.
Es prueba fehaciente: acredita que enviaste la reclamación, qué decía y que el deudor la recibió. Si luego niegas que nunca te reclamaron nada, el juzgado tendrá el burofax delante.
El burofax debe contener, como mínimo:
- Identificación de la deuda: número de factura, fecha, importe exacto y concepto.
- Requerimiento formal de pago.
- Plazo concreto para pagar, normalmente entre 5 y 10 días hábiles.
- Advertencia de que, de no recibir el pago, se iniciarán acciones legales.
- Una propuesta de Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC), que desde la Ley Orgánica 1/2025 (en vigor desde el 3 de abril de 2025) es requisito previo obligatorio para que la demanda sea admitida en el orden civil.
Si el cliente no recoge el burofax, la jurisprudencia suele interpretar que hay mala fe y da por notificado al deudor a efectos legales. Esto refuerza tu posición si la disputa escala.
Cuánto tiempo tienes para reclamar: plazos de prescripción
Este es uno de los errores más habituales: esperar demasiado con la esperanza de que el cliente pague de forma voluntaria, hasta que la deuda prescribe. Según el tipo de relación y el tipo de deuda, los plazos son distintos:
| Tipo de deuda | Plazo de prescripción | Norma aplicable |
|---|---|---|
| Facturas entre empresas (B2B) — regla general | 5 años | Art. 1964 Código Civil |
| Honorarios de profesionales (abogados, consultores, arquitectos…) | 3 años | Art. 1967 Código Civil |
| Ventas de bienes a comerciantes y suministros | 3 años | Art. 1967 Código Civil |
| Contratos de transporte terrestre de mercancías | 1 año | Ley 15/2009 LOTT |
El plazo se interrumpe con cualquier reclamación fehaciente: un burofax, una demanda judicial o un requerimiento notarial. Cada vez que interrumpes la prescripción, el plazo empieza de cero.
Lo más importante: actuar dentro de plazo. Una vez prescrita la deuda, pierdes el derecho a reclamarla judicialmente de forma definitiva.
Qué pasa con el IVA de las facturas impagadas
Mientras persigues el cobro, hay otro problema: cuando emitiste la factura, ya declaraste e ingresaste el IVA en tu liquidación trimestral, aunque el cliente no te haya pagado. En la práctica, has financiado ese IVA de tu propio bolsillo.
La Ley del IVA permite recuperar el IVA de facturas incobrables modificando la base imponible, pero el proceso es estricto y tiene plazos concretos:
- La deuda debe ser de un cliente empresario o profesional, o de un particular con factura superior a 300 euros.
- Deben haber transcurrido 6 meses desde el devengo del impuesto, o 1 año si el deudor es una gran empresa.
- La deuda debe haberse reclamado por vía judicial o mediante requerimiento notarial. El burofax puede no ser suficiente por sí solo ante Hacienda, aunque hay sentencias recientes que lo admiten si es fehaciente.
- Hay que emitir una factura rectificativa y comunicarlo a la AEAT en los plazos marcados.
Si tienes facturas impagadas con varios meses de antigüedad, no dejes pasar este trámite: el IVA recuperado puede ser una cantidad relevante.
Cuándo acudir al juzgado: el procedimiento monitorio
Si el burofax no surte efecto y no se llega a ningún acuerdo, llega la vía judicial. La herramienta más ágil para reclamar deudas dinerarias en España es el procedimiento monitorio, regulado en el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Para acceder a él, la deuda debe ser:
- Dineraria: se reclama dinero, no devolución de bienes ni cumplimiento de otra obligación.
- Líquida: la cantidad está perfectamente determinada (por ejemplo, 4.250 euros).
- Vencida: el plazo de pago ha expirado. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece que el plazo por defecto entre empresas, si no hay pacto, es de 30 días naturales; el máximo que pueden pactar las partes es de 60 días naturales.
- Exigible: no depende de condiciones futuras.
La ventaja principal del monitorio es que no requiere abogado ni procurador para presentar la petición inicial, independientemente de la cuantía. Esto lo hace accesible y económico en la primera fase.
Cómo funciona el proceso monitorio paso a paso
- Se presenta la petición inicial en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor, adjuntando la factura y la documentación acreditativa (contrato, albaranes, correos electrónicos, burofax previo).
- El juzgado admite la petición y requiere al deudor el pago en 20 días hábiles.
- Pueden ocurrir tres escenarios:
| Escenario | Qué ocurre |
|---|---|
| El deudor paga | Se archiva el procedimiento. Cobras tu dinero. |
| El deudor no paga ni responde | El juzgado dicta ejecución: se pueden embargar cuentas, bienes o ingresos. |
| El deudor se opone por escrito | El monitorio se archiva y pasa a juicio verbal (hasta 6.000 €) u ordinario (más de 6.000 €). |
A partir de los 2.000 euros de cuantía en el juicio verbal, o en cualquier cuantía en el ordinario, la asistencia de abogado y procurador es obligatoria.
Costas y gastos del procedimiento monitorio
- Si el deudor paga en los 20 días del requerimiento, no se generan costas.
- Si hay oposición y se va a juicio, las costas no pueden superar la tercera parte del importe reclamado.
- Si el juez dicta sentencia favorable y el deudor sigue sin pagar, se inicia la ejecución, que permite el embargo de cuentas bancarias, bienes o ingresos del deudor.
Cómo protegerte para que no vuelva a ocurrir
Reclamar deudas consume tiempo y energía. La mejor inversión es prevenir:
- Contratos firmados antes de empezar cualquier trabajo: que queden claros el objeto, el precio, los plazos de pago y las penalizaciones por retraso.
- Albaranes de entrega firmados: prueban que el servicio se prestó o la mercancía se entregó, lo que es clave en un proceso judicial.
- Solicitar anticipo en proyectos grandes: reduce el riesgo de impago total.
- Verificar la solvencia del cliente antes de proyectos relevantes: hay servicios de informes de solvencia empresarial accesibles para cualquier empresa.
- Condiciones de pago claras en la factura: fecha de vencimiento, datos bancarios y penalización por demora.
En Aselegal y Plaza de Cuba Abogados te ayudamos a cobrar lo que es tuyo
En Plaza de Cuba Abogados, el equipo jurídico de Aselegal, gestionamos reclamaciones de impagados para empresas en Sevilla: desde la redacción del burofax hasta la representación en juicio si hace falta.
Sabemos que tu prioridad es el negocio, no perseguir deudas. Por eso nos encargamos de todo el proceso para que puedas centrarte en lo que importa.
Preguntas frecuentes sobre reclamar facturas impagadas
Depende del tipo de deuda. El plazo general para facturas entre empresas es de 5 años desde el vencimiento, según el artículo 1964 del Código Civil. Para honorarios de profesionales como abogados, arquitectos o consultores, el plazo se reduce a 3 años (art. 1967 CC). En transporte terrestre de mercancías, el plazo es de solo 1 año. Una vez prescrito el plazo, se pierde el derecho a reclamar judicialmente.
No es obligatorio, pero la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, en vigor desde el 3 de abril de 2025, establece que en el orden civil, con carácter general, antes de presentar una demanda hay que acreditar que se ha intentado una solución extrajudicial mediante un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC). Sin este requisito, el juzgado puede inadmitir la demanda. El burofax correctamente redactado, que incluya una propuesta de negociación y quede acreditado fehacientemente, es la forma más habitual de cumplirlo.
Un matiz importante: la aplicación del MASC al procedimiento monitorio no es uniforme entre juzgados. Los Juzgados de Primera Instancia de Madrid lo exigen; otros juzgados aplican criterios distintos. Ante esa inseguridad, lo prudente es incluir siempre la propuesta de MASC en el burofax previo, sea cual sea el procedimiento posterior.
Sí. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad reconoce el derecho a cobrar intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento del plazo de pago, sin necesidad de reclamación previa ni aviso. El tipo aplicable se calcula sumando 8 puntos porcentuales al tipo del BCE y se publica semestralmente en el BOE: para el primer semestre de 2026 es del 10,15% (BCE al 2,15% + 8 puntos). También puedes reclamar una compensación fija de 40 euros por cada factura impagada como indemnización por los costes de cobro, reconocida en el artículo 8 de la misma ley.
Para presentar la petición inicial del monitorio, no es obligatorio contar con abogado ni procurador, independientemente de la cuantía. Sin embargo, si el deudor se opone y el caso pasa a juicio verbal con más de 2.000 euros en litigio, o a juicio ordinario, la asistencia letrada es obligatoria.
Si el juzgado dicta la ejecución pero no se localizan bienes embargables, el procedimiento queda en suspenso a la espera de que el deudor mejore su situación patrimonial. La deuda no desaparece. Si el deudor es una empresa, puede valorarse iniciar un procedimiento de concurso de acreedores. Si es una persona física, en algunos casos puede acogerse a la Ley de Segunda Oportunidad, lo que puede afectar a tu capacidad de cobro.
Para facturas entre un profesional (autónomo) y un cliente particular, el plazo general también es de 5 años según el art. 1964 CC, salvo que la deuda sea por honorarios de servicios profesionales, en cuyo caso aplica el plazo de 3 años del art. 1967 CC.