Cuando (no hace mucho) nos explicaron qué es SEPA, y qué implicaciones tiene, nos hicieron hincapié en que era importante tener firmadas y bajo custodia las ordenes de domiciliacion de nuestros clientes.
El fin es evitar problemas en un futuro; pero también nos explicaron que los mandatos de domiciliacion debían contener una serie de información para que fueran válidos de cara a justificar que tenemos autorización para domiciliar un recibo concreto. Y, con alguna pequeña diferencia, lo que nos enseñaron vino a ser algo parecido a este modelo.
Ordenes de domiciliacion personalizadas
Sin embargo, tras llevar unos pocos meses trabajando con las herramientas SEPA, nos hemos dado cuenta de que algunas empresas que tenían sus propias plantillas de ordenes de domiciliacion no han introducido variación alguna en las mismas. En principio, el tener un modelo distinto no supone ningún inconveniente de cara a la validez del mandato, siempre cuando, claro está, se respete la información que se exige para que la orden de domiciliacion sea correcta.
El problema radica, por tanto, en analizar si las ordenes personalizadas de cada empresa incluyen todos los datos que el sistema SEPA exige.
Datos que se han de incluir
La propia página web de SEPA nos dice cómo han de ser los mandatos. Para que la orden de domiciliacion sea válida, hay que indicar en ella los siguientes datos:
– La referencia de la orden de domiciliacion (código alfanumérico de 35 caracteres que, tras varias conversaciones con entidades bancarias de acerca de su significado parece un modo técnico de referirse al concepto que vamos a domiciliar en las remesas).
– Nombre y domicilio del deudor. Pese a que en el enlace oficial no se haga referencia expresa, la experiencia y el sentido común nos indican que incluir el DNI/CIF del deudor es un elemento fundamental. De hecho, en los modelos “oficiales” se incluyen estos datos.
– IBAN y BIC de la cuenta. A efectos prácticos, salvo casos de transferencias internacionales a países no miembros de la Unión Europea, nos sirve con poner solamente el IBAN.
– Nombre e identificación del acreedor. Importante incluir el DNI/CIF.
– Firma y fecha. Durante el tiempo que SEPA lleva vigente, las entidades bancarias han dado información contradictoria acerca de si necesitamos tener el documento original firmado por el deudor, o si nos vale con una simple fotocopia o copia escaneada. Dada la importancia que puede tener este documento si algún día sufrimos una anulación de un pago para el cuál teníamos autorización, nunca está de más intentar conseguir el documento original.
– Tipo de pago. Único, recurrente, primero o único.
– Tipo de ordenes. Es muy importante indicar si se trata del sistema básico o del B2B. No basta con mencionarlo, sino que hay que incluir la explicación de en qué consiste cada uno (podemos copiar la cláusula exacta de cualquier mandato de cualquier entidad bancaria –no ponemos enlace a ninguno por neutralidad), e incluir la traducción al inglés si el deudor no domina nuestra lengua.
Si tenemos toda esa información incluida (con especial atención a las cláusulas específicas del sistema básico o el B2B), las ordenes será válidas. Incluir el logotipo en un sitio u otro, poner colores en la tabla o alterar el orden de los datos es indiferente si toda la información necesaria se ha incluido.
¿Son válidas las ordenes dadas a través de correo electrónico?
No. La orden debe estar firmada por el deudor. Si el deudor dispone de firma digital, esta última puede sustituir a la manuscrita, pero nunca valdrá una autorización por correo electrónico distinta a la firma digital. Sí se podría mandar a través de correo electrónico una copia de una orden firmada (aunque, para más seguridad, lo mejor sería enviar la orden firmada original).
