Si gestionas las bajas médicas de tu plantilla, sabes cómo va esto: el trabajador no te llama para explicarte un trámite de la Seguridad Social, te llama para preguntarte por qué no le ha llegado ningún aviso. A partir de ahora ese problema puede aparecer con más frecuencia.
El BOE del 1 de junio de 2026 publicó la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica la Orden ISM/903/2020, la norma que regula las notificaciones y comunicaciones electrónicas de la Seguridad Social. Está en vigor desde el 1 de septiembre de 2026 y amplía de forma significativa quién está obligado a relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social.
En este artículo de Aselegal te contamos qué colectivos entran ahora en la notificación electrónica obligatoria, cuándo la Administración podrá seguir usando medios no electrónicos y qué asistencia presencial existe si a algún trabajador tuyo le cuesta acceder a la Sede Electrónica.
Qué modifica exactamente la Orden ISM/541/2026
La reforma se concentra en los artículos 4, 5 y 6 de la Orden ISM/903/2020. Incorpora nuevos colectivos obligados a recibir notificaciones electrónicas y añade medidas para evitar que la obligatoriedad de este sistema deje a alguien en indefensión por la brecha digital.
No es un simple retoque de redacción: cambia a quién puede notificar la Seguridad Social solo por vía electrónica, cuándo puede seguir haciéndolo en papel y qué ayuda puede dar en persona cuando alguien no sabe manejarse en la Sede Electrónica.
Incapacidad temporal e incapacidad permanente entran en la notificación electrónica obligatoria
La novedad principal está en el nuevo artículo 4.1.c): incorpora al sistema de notificación electrónica obligatoria a las personas que solicitan o perciben prestaciones de incapacidad temporal, y también a aquellas con procedimientos de incapacidad permanente o de lesiones permanentes no incapacitantes en trámite.
Hasta esta reforma, la obligación de recibir avisos por medios electrónicos alcanzaba a otros colectivos, pero no a este:
| Colectivo | Antes de la Orden ISM/541/2026 | Desde el 1 de septiembre de 2026 |
| Nacimiento y cuidado de menor | Notificación electrónica obligatoria | Sigue obligada |
| Riesgo durante el embarazo | Notificación electrónica obligatoria | Sigue obligada |
| Riesgo durante la lactancia natural | Notificación electrónica obligatoria | Sigue obligada |
| Incapacidad temporal (solicitantes y perceptores) | No incluida | Notificación electrónica obligatoria |
| Incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes | No incluida | Notificación electrónica obligatoria |
Si tienes empleados de baja o con un expediente de incapacidad en marcha, esto les afecta directamente a ellos: es a su Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) donde va a llegar el aviso, no a la tuya.
Cuándo la Seguridad Social puede seguir notificando en papel
La nueva redacción del artículo 5.2 amplía los casos en los que la Administración puede usar medios no electrónicos aunque la persona esté obligada a relacionarse por vía electrónica.
Se añaden dos supuestos: que el interesado (o su representante) comparezca espontáneamente en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y pida recibir ahí mismo la notificación (antes esto solo se contemplaba en las oficinas de asistencia en materia de registros), y que la entidad gestora no disponga de datos de contacto que le permitan avisar de que hay una notificación esperando en la SEDESS.
Este segundo punto conviene tenerlo presente: si un trabajador tuyo cambia de correo o de teléfono y no lo actualiza en su expediente, puede quedarse sin el aviso previo, aunque la notificación exista.
Asistencia presencial para acceder a la Sede Electrónica
La orden añade un apartado 5 al artículo 6: en los procedimientos afectados por esta ampliación, el trabajador podrá recibir asistencia presencial en un CAISS para que una persona funcionaria le ayude a acceder correctamente a la SEDESS.
El objetivo declarado es evitar que la obligatoriedad electrónica genere indefensión en quien tiene más dificultades digitales, y que pueda ejercer sus derechos aunque no maneje bien la sede online.
Qué significa esto para tu empresa
La obligación recae sobre el trabajador, no sobre ti como empresa, pero en la práctica el problema termina llegando a tu mesa igual: un empleado que no revisa su SEDESS, no tiene el certificado digital o Cl@ve a mano, o no sabe que puede pedir ayuda presencial en el CAISS, puede acumular retrasos en su expediente de incapacidad sin que nadie se entere hasta que pregunta por qué no cobra.
Merece la pena que, cuando un trabajador entre en incapacidad temporal o inicie un trámite de incapacidad permanente, le recuerdes estos dos puntos: que compruebe sus datos de contacto en la Seguridad Social y que, si tiene dificultades, puede acudir a un CAISS a que le ayuden a acceder a la notificación.
En Aselegal te ayudamos a que ningún aviso se quede sin leer
En Aselegal, asesoría laboral en Sevilla, seguimos de cerca los cambios normativos que afectan a la gestión de bajas e incapacidades de tu plantilla, para que no dependas de que cada trabajador se entere por su cuenta.
Si en tu empresa tienes empleados en incapacidad temporal o con un expediente de incapacidad permanente en trámite y quieres asegurarte de que la parte administrativa no se atasca, habla con nosotros.
Preguntas frecuentes sobre las notificaciones electrónicas de incapacidad temporal y permanente
Modifica los artículos 4, 5 y 6 de la Orden ISM/903/2020 para incorporar a la notificación electrónica obligatoria a quienes solicitan o perciben incapacidad temporal, y a quienes tramitan incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
Se publicó en el BOE del 1 de junio de 2026 y está en vigor desde el 1 de septiembre de 2026.
Quienes solicitaban o percibían prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.
Sí, en dos casos: si la persona comparece de forma espontánea en un CAISS y pide recibir ahí la notificación, o si la entidad gestora no tiene datos de contacto para avisarle de que hay una notificación en la SEDESS.
Puede pedir asistencia presencial en un CAISS, donde una persona funcionaria le ayuda a acceder correctamente a la SEDESS, en los procedimientos afectados por esta ampliación.
La norma busca ampliar los colectivos que se relacionan electrónicamente con la Seguridad Social, incorporando además medidas para que esa obligatoriedad no genere indefensión a quienes tienen mayores dificultades digitales.