Muchas empresas descubren que tienen obligaciones laborales pendientes cuando ya les ha llegado un requerimiento de la Inspección de Trabajo. No porque no quisieran cumplirlas, sino porque nadie se había sentado a explicarles exactamente qué les aplica, en función de su tamaño y su actividad.
En materia de igualdad y protocolos laborales, la normativa ha avanzado mucho en los últimos años. Y lo ha hecho sin demasiado ruido, lo que hace que muchas empresas con plantillas entre 10 y 100 personas tengan documentos pendientes de elaborar, actualizar o registrar correctamente.
En Aselegal llevamos años ayudando a empresas sevillanas a ordenar estas obligaciones. Esta guía recoge los protocolos y documentos laborales obligatorios en España según el tamaño de tu empresa: cuáles te corresponden, qué implican y cuáles son las consecuencias de no tenerlos.
Obligaciones que aplican a todas las empresas con trabajadores
Hay un bloque de obligaciones que no dependen del número de personas en plantilla. Las tienen todas las empresas y autónomos que tengan al menos un trabajador a cargo, independientemente del sector o la actividad.
| Obligación | Empresas afectadas | Calificación | Rango de sanciones |
| Protocolo de acoso laboral y sexual | Todas (desde 1 trabajador) | Infracción muy grave | De 6.251 € a 225.018 € |
| Registro salarial | Todas (desde 1 trabajador) | Infracción grave | De 626 € a 6.250 € |
| Registro de jornada | Todas (desde 1 trabajador) | Infracción grave | De 751 € a 7.500 € |
| Protocolo de desconexión digital | Todas (desde 1 trabajador) | Infracción grave | De 751 € a 7.500 € |
| Plan de Igualdad | +50 trabajadores (o por convenio) | Infracción muy grave | De 750 € a 225.018 € |
| Plan LGTBI | +50 trabajadores | Infracción muy grave | De 750 € a 225.018 € |
| Canal de Denuncias | +50 trabajadores | Infracción grave / muy grave | De 1.001 € a 1.000.000 € |
Protocolo de acoso laboral y sexual
El protocolo de acoso es obligatorio para todas las empresas desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres. No basta con tener el documento: debe estar correctamente implantado y difundido entre toda la plantilla.
Este protocolo establece los mecanismos de prevención y actuación ante situaciones de acoso sexual, acoso por razón de sexo y acoso laboral en el entorno de trabajo. Debe incluir, como mínimo, la definición de las conductas constitutivas de acoso, el procedimiento para presentar denuncias, las medidas cautelares aplicables y el régimen disciplinario.
La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio o por denuncia de un trabajador. No tenerlo implantado es una infracción grave con sanciones que pueden superar los 7.500 euros.
Registro salarial
El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, sin importar el tamaño. Consiste en un documento interno que recoge los valores medios de los salarios de la plantilla, desglosados por sexo, categoría profesional y tipo de contrato.
Su objetivo es garantizar la transparencia salarial y facilitar la detección de posibles brechas retributivas entre hombres y mujeres. Debe actualizarse con periodicidad anual.
Es importante no confundirlo con la auditoría retributiva, que va un paso más allá y solo es obligatoria para las empresas que tienen plan de igualdad.
Registro de jornada
El registro horario obliga a todas las empresas con trabajadores asalariados a dejar constancia diaria de la hora de entrada, la hora de salida y los descansos de cada persona. Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo, los representantes de los trabajadores y los propios trabajadores.
La normativa exige que el sistema de registro sea fiable, accesible y que no pueda manipularse. Un registro en papel sin validación puede considerarse insuficiente si no garantiza la integridad de los datos.
Protocolo de desconexión digital
Cualquier empresa con al menos un trabajador tiene la obligación de contar con una política interna de desconexión digital. Este documento delimita el tiempo de trabajo efectivo y el tiempo de descanso, y establece las medidas adoptadas por la empresa para garantizar que los trabajadores no reciban ni atiendan comunicaciones laborales fuera de su horario.
Aplica tanto a jornada completa como parcial, tanto a trabajo presencial como a teletrabajo, y tanto al personal de base como a cargos directivos.
No adoptar este protocolo puede implicar sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.
Obligaciones para empresas con más de 50 trabajadores
Cuando la plantilla supera los 50 trabajadores (contando todos los centros de trabajo y todas las formas de contratación, incluyendo contratos fijos discontinuos y contratos de duración determinada vigentes en los últimos seis meses) entran en juego tres obligaciones adicionales.
| Obligación | Umbral | Registro obligatorio |
|---|---|---|
| Plan de Igualdad | +50 trabajadores (o por convenio) | Sí — REGCON |
| Plan LGTBI | +50 trabajadores | No específico |
| Canal de Denuncias | +50 trabajadores | No específico |
Plan de Igualdad
El plan de igualdad es el documento más complejo de este grupo. Lo exige el Real Decreto-ley 6/2019 y su incumplimiento está entre las infracciones más graves en materia laboral.
Se trata de un conjunto ordenado de medidas, negociado con la representación legal de los trabajadores, orientado a garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres en todos los ámbitos de la empresa: selección, contratación, promoción, formación, retribución, conciliación y prevención del acoso.
El proceso tiene cinco fases: puesta en marcha y constitución de la comisión negociadora, diagnóstico de situación, diseño y aprobación del plan, implantación y seguimiento, y evaluación. Desde que la empresa alcanza los 50 trabajadores, tiene un plazo máximo de tres meses para constituir la comisión negociadora.
Una vez aprobado, el plan debe inscribirse obligatoriamente en el REGCON (Registro de Planes de Igualdad) en el plazo de quince días desde su firma. No registrarlo equivale a no tenerlo. La Inspección de Trabajo puede sancionar esta infracción con multas que oscilan entre los 750 y los 225.018 euros, dependiendo de la gravedad.
El plan tiene una vigencia máxima de cuatro años, al cabo de los cuales debe renovarse partiendo de un nuevo diagnóstico actualizado.
Además del plan, las empresas que lo tienen obligatorio deben elaborar una auditoría retributiva: un análisis más profundo que el registro salarial, que valora puestos de igual valor y establece un plan de acción para corregir las diferencias detectadas.
Plan LGTBI
Las empresas con más de 50 trabajadores deben contar con un conjunto planificado de medidas para garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI en la empresa, incluyendo un protocolo de actuación específico ante situaciones de acoso o violencia por razón de orientación sexual o identidad de género.
Si la empresa ya tiene un plan de igualdad en vigor, lo más habitual es incorporar el plan LGTBI dentro del mismo, abriendo una nueva negociación colectiva para incluirlo de forma expresa. Si aún no hay plan de igualdad, es una buena oportunidad para elaborar ambos documentos de forma coordinada.
Canal de Denuncias
El canal de denuncias es obligatorio para las empresas de 50 o más trabajadores desde la transposición de la Directiva Whistleblowing. Se trata de un sistema interno (puede ser digital o por otros medios) que permite a trabajadores y terceros comunicar de forma confidencial posibles incumplimientos normativos o actos de corrupción dentro de la organización.
La empresa debe definir el procedimiento interno de gestión de las comunicaciones, garantizar la confidencialidad del denunciante y mantener la documentación en orden.
Obligaciones según sector o actividad
Más allá del tamaño, hay obligaciones que dependen de en qué sector opera tu empresa o qué tipo de actividad desarrolla.
LOPIVI — protección de menores
La Ley Orgánica de Protección Integral a la Infancia y la Adolescencia frente a la Violencia exige que cualquier empresa u organización en cuya actividad estén presentes menores de edad cuente con un sistema documentado de protección, con protocolos de actuación específicos y requisitos concretos para el personal.
Aplica a colegios, centros deportivos, academias, organizaciones de ocio y tiempo libre, y cualquier entidad que trabaje habitualmente con menores.
Plan de prevención de Legionella
Hoteles, alojamientos turísticos, centros sanitarios, gimnasios con piscina, spas e instalaciones industriales con sistemas de agua que puedan generar aerosoles tienen la obligación de contar con un plan de control de Legionella e inspecciones periódicas documentadas.
Protocolo de prevención del desperdicio alimentario
Desde el 2 de abril de 2026 es obligatorio para empresas de la cadena alimentaria: hostelería, restauración, catering, distribución y comercio alimentario. Quedan excluidas las microempresas con menos de 10 personas ocupadas y volumen de negocio inferior a 2 millones de euros, y los establecimientos con superficie útil inferior a 1.300 m². El plan debe documentar las medidas adoptadas para reducir el desperdicio siguiendo la jerarquía de prioridades establecida por la Ley 1/2025.
Cómo saber qué obligaciones te corresponden
La pregunta más habitual que nos hacen en Aselegal no es cómo elaborar un plan de igualdad, sino algo más básico: ¿qué documentos me corresponden a mí?
La respuesta depende de tres variables: el número de trabajadores, el sector de actividad y el convenio colectivo que aplica. Hay empresas que por convenio tienen obligación de plan de igualdad aunque no lleguen a los 50 trabajadores. Otras tienen obligaciones sectoriales adicionales que desconocen. Y muchas tienen documentos elaborados hace años que necesitan revisión o actualización.
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En Aselegal elaboramos e implantamos todos estos documentos: protocolos de acoso, registros salariales, planes de igualdad, canales de denuncias y cualquier otra obligación laboral que corresponda a tu empresa.
No te dejamos solo con un documento para firmar. Te explicamos qué implica, lo adaptamos a tu estructura real y lo gestionamos para que esté correctamente registrado y actualizado.
Si quieres saber qué protocolos tiene pendientes tu empresa, escríbenos y hacemos un repaso sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre protocolos obligatorios y planes de igualdad
Sí. Desde la Ley Orgánica 3/2007, todas las empresas con al menos un trabajador a cargo tienen la obligación de contar con un protocolo de acoso sexual y por razón de sexo, correctamente implantado y difundido. No basta con tener el documento: la plantilla debe conocerlo.
El umbral general es de 50 trabajadores, contando todos los centros de trabajo y todas las formas de contratación. Sin embargo, algunas empresas tienen esta obligación por convenio colectivo aunque no lleguen a ese número. Conviene revisar el convenio que aplica a tu actividad.
Las sanciones por no elaborar o no aplicar el plan de igualdad cuando es obligatorio pueden calificarse como infracción muy grave, con multas de hasta 225.018 euros. Además, la empresa puede perder acceso a ayudas públicas y subvenciones, y quedar excluida de contratos con el sector público.
El registro salarial es un documento informativo obligatorio para todas las empresas que muestra las medias salariales desglosadas por sexo. La auditoría retributiva es un análisis más profundo, obligatorio solo para las empresas con plan de igualdad, que valora puestos de igual valor y establece un plan de actuación para corregir las diferencias detectadas.
El plan tiene una vigencia máxima de cuatro años. Transcurrido ese plazo, debe negociarse un nuevo plan partiendo de un diagnóstico actualizado. También puede necesitar revisión anticipada si cambia significativamente la plantilla, los métodos de trabajo o los sistemas retributivos.
La obligación aplica a empresas de 50 o más trabajadores. Las empresas de menos de 50 no están obligadas, aunque pueden implantarlo de forma voluntaria. Ciertas empresas de sectores regulados pueden tener obligación adicional por normativa sectorial específica.
Pueden ir juntos o por separado. Si la empresa ya tiene plan de igualdad, lo habitual es incorporar el plan LGTBI dentro del mismo, mediante una nueva negociación. Si no hay plan de igualdad, es una oportunidad para elaborar ambos documentos de forma coordinada desde el principio.
